Tips fra Olaf Moriarty Solstrand, Ski bibliotek

En bug som dukket opp i Mikromarc 3.6.50 som er ganske katastrofal for de av oss som bruker etiketter, er at etikettene nå viser en del informasjon som IKKE skal stå på etiketten, samtidig som annen informasjon som MÅ være på etiketten ikke står der lenger:

Eieravdeling mangler nå på alle etiketter, ordningsordet viser nå ALLE delfelt i MARC 100 i stedet for bare $a, og dersom posten ikke har MARC 100 vises 245 der i stedet for, og også der vises ALLE delfelt: $c, $h, $w… Vel, så mye det er plass til.

Flere av oss har meldt dette inn til brukerstøtte og fått tilbakemeldingen at dette vil bli rettet i august/september. Og det sier seg selv at det er umulig for oss å klare oss uten etiketter i tre måneder, så da er vi nødt til å finne alternative løsninger.

Den alternative løsningen vi har valgt i Ski, som jeg deler her fordi jeg mistenker at det kanskje er flere som ikke kjenner til den (vi har selv oppdaget og utforsket denne gjennom gjetting, prøving og feiling), er at Mikromarc har et valg for å redigere etiketter manuelt. Det er tidkrevende og burde være unødvendig, men det gir oss i alle fall en mulighet til å skrive ut etiketter til nye bøker som kommer inn (selv om vi priser oss lykkelige for at vi ikke gikk med planer om å merke om / flytte større samlinger i sommer, da hadde nok ikke dette vært et holdbart alternativ).

Hvordan gjør man det? Slik:

1. Kom deg inn i Labels-Viewer på den måten du pleier å gjøre, enten det er gjennom Kategorier eller gjennom «Skann for etiketter». I verktøylinjen øverst har du et ark med en blyant oppå, som fører til «Edit page». Trykk på dette (eller bruk tastatursnarvei Ctrl+Shift+E).

2. Du kommer nå til et redigeringsvindu som ser omtrent sånn ut. Første gang du åpner det, kan det hende at kolonnen til høyre kun viser tre knapper og ber deg om å velge hva slags redigeringsmodus du ønsker. Her holder det i massevis å bare klikke på den øverste, jeg tror den het «Basic» eller noe sånt.

3. Klikk på tekstfeltet du ønsker å redigere, og informasjon om dette kommer opp i kolonnen til høyre, inkludert det aller øverste feltet, som heter «Text». Min første impuls var å redigere teksten i dette feltet – det så ikke ut til å ha noen effekt. Men trykker du på prikk-prikk-prikk-knappen helt til høyre, kommer du til et tekstredigeringsvindu. Her kan du redigere det du vil (i dette tilfellet: viske ut 100$d og 100$j) og trykke OK.

4. En snarvei for å få opp dette tekstredigeringsvinduet for et enkelt felt er også å dobbeltklikke på det feltet.

5. På samme måte kan du legge til eieravdeling ved å gå inn i det tomme feltet og skrive inn navn på eieravdeling der. Eieravdeling-feltet er den tomme boksen under tittelen, til venstre for eksemplarnavnet.

6. Når det gjelder de feltene vi ikke ønsker å ha på etiketten, som at all 245-informasjon kommer dobbelt på etiketter som ikke har annet ordningsord, KAN man selvsagt åpne redigeringsvinduet og slette teksten der, men en langt enklere metode er å markere feltet, og trykke Delete-knappen – så forsvinner det.

7. Å redigere ett og ett felt på denne måten tar ganske lang tid – da jeg begynte med det brukte jeg 8-10 minutter på å redigere hvert etikettark, noe som fort baller på seg når man skriver ut så mange etiketter som vi gjør. Men så stilte en genial kollega spørsmålet «Kan jeg endre flere felter samtidig?» – og puh, ja, SELVFØLGELIG er dette mulig, på samme måte som i de fleste andre programmer: Hold inne Ctrl-tasten på tastaturet og klikk de feltene du ønsker å redigere, og du merker alle sammen. Deretter kan du trykke Delete om du ønsker å slette alle de markerte feltene, eller du kan trykke prikk-prikk-prikk-knappen ved Text-feltet, redigere teksten der, og trykke OK. Utrolig hendig for å legge til eieravdeling, eller når man skriver ut etiketter på mange bøker med samme forfatter, eller på DVD-er og annet materiale som ikke har 100-felt.

8. Når du er ferdig med redigeringen, lukk redigeringsvinduet, enten ved File > Exit eller ved å trykke på krysset i øverste høyre hjørne av vinduet. Da får du opp en dialogboks som spør om du vil lagre endringer. Trykk «Yes» her, hvis ikke går alle endringene dine tapt.

9. Knappen «Edit page» mente dessverre det den sa helt bokstavelig: Du kan redigere bare en side om gangen. Det vil si at dersom du vil skrive ut mer enn ett etikettark om gangen, må du altså først redigere side 1 som beskrevet over, scrolle ned til side 2 i Labels-Viewer, markere siden ved å klikke på den (siden er markert når den har gul ramme), trykke Edit page på nytt, og gjenta steg 2-8 over.

10. Du kan nå skrive ut etikettarket, og forhåpentligvis ser det ut som det skal. Men for din egen mentale helses skyld: IKKE lukk Labels-Viewer før du er helt sikker på at etikettarket ser ut som det skal. Endringene du har gjort på etikettene nå gjelder nemlig kun denne utskriftsjobben, og det øyeblikket du lukker Labels-Viewer forsvinner de for godt. Så om du skriver ut, lukker Labels-Viewer og deretter finner etikettarket fastkjørt i printeren eller du har klart å printe ut etikettene tosidig eller på feil side av etikettarket eller du har glemt mange viktige endringer… må du starte på nytt. Så la Labels-Viewer stå åpent til etiketten er på boka!

Er dette fortsatt en tungvint prosess som vi skulle ønske at vi hadde vært foruten? Selvfølgelig. Men den lar oss i det minste skrive ut etiketter i sommer.

Olaf Moriarty Solstrand